Περιεχόμενο

• Διαδικασία ένα: Κατάθεση χρημάτων
• Δεύτερη διαδικασία: Έρευνα
• Διαδικασία τρίτη: Επικοινωνήστε με το τμήμα πωλήσεων
• Διαδικασία τέσσερα: Ειδικός λογαριασμός
• Διαδικασία πέντε: Επικοινωνήστε με τον καταναλωτή
• Διαδικασία έξι: Νέες αποδείξεις

Πολλές εταιρείες δεν εργάζονται μόνο με χρήματα και ως εκ τούτου κάνουν λογαριασμούς εισπρακτέες καταχωρήσεις στα βιβλία τους. Αυτές είναι αξίες που οφείλουν οι πελάτες στην εταιρεία και γενικά αναγνωρίζονται ως έσοδα στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Αυτή η διαδικασία μπορεί να είναι δύσκολη και συχνά τα χρήματα που λαμβάνονται δεν μπορούν να αναρτηθούν εύκολα στον λογαριασμό του πελάτη. Οι διαδικασίες σε αυτόν τον τομέα καθορίζουν τεχνικές για τον εξορθολογισμό αυτής της εργασίας.

Διαδικασία ένα: Κατάθεση χρημάτων

Καταθέστε όλες τις επιταγές και τα μετρητά που λαμβάνονται στο σύστημα εισπρακτέων λογαριασμών, ακόμη και αν δεν είναι δυνατή η αναγνώρισή τους. Επίσης, επεξεργαστείτε άμεσα τις πληρωμές με πιστωτική κάρτα. Μπορείτε να σημειώσετε στο δελτίο κατάθεσης με άγνωστη επιταγή για να τεκμηριώσετε τη συναλλαγή. Αντίγραφα αποδείξεων κατάθεσης διατίθενται συνήθως στο Διαδίκτυο, αλλά αυτό δεν ισχύει για αντικείμενα που αποτελούν μέρος της κατάθεσης. Δημιουργήστε αντίγραφα αντικειμένων που δεν μπορούν να αναγνωριστούν αμέσως και υποβάλετε τα κατά την ημερομηνία παραλαβής.

Δεύτερη διαδικασία: Έρευνα

Πάρτε το αρχείο με τα παλαιότερα αντικείμενα και επεξεργαστείτε τα πρώτα. Προσπαθήστε να βρείτε παρόμοια ονόματα στο σύστημα. Το όνομα του πελάτη μπορεί να έχει εισαχθεί λανθασμένα. Μπορείτε να αναζητήσετε όλα τα ανοιχτά τιμολόγια που ταιριάζουν με το ποσό πληρωμής ή άλλες ειδικές λεπτομέρειες. Ορισμένα λογιστικά τμήματα έχουν αρχεία σε άγνωστα στοιχεία που έχουν επιλυθεί, οπότε αν λάβετε άλλη επιταγή από τον ίδιο πελάτη, δεν χρειάζεται να χάνετε το χρόνο σας σε ζητήματα αναγνώρισης.

Διαδικασία τρίτη: Επικοινωνήστε με το τμήμα πωλήσεων

Επικοινωνήστε με το προσωπικό πωλήσεων και λάβετε πληροφορίες σχετικά με πληρωμές που δεν διαθέτουν ανταποκριτή στο σύστημα. Δεδομένου ότι οι απαιτήσεις προέρχονται από το τμήμα πωλήσεων, οι πωλητές μπορούν να σας βοηθήσουν παρέχοντας μερικές χρήσιμες πληροφορίες. Τα χρήματα μπορεί να είναι η πληρωμή για μια πώληση που δεν έχει ακόμη αναγνωριστεί και, εάν συμβαίνει αυτό, το τμήμα πωλήσεων πρέπει να εισαγάγει το εισπρακτέο ποσό στο σύστημα. Εάν μάθετε ποια χρήματα ελήφθησαν για μια πώληση που δεν σχετίζεται με το τμήμα πωλήσεων, ενημερώστε το εμπλεκόμενο τμήμα και τον υπεύθυνο λογιστικής.

Διαδικασία τέσσερα: Ειδικός λογαριασμός

Δημιουργήστε έναν συγκεκριμένο λογαριασμό γενικού καθολικού που θα χρησιμοποιείται για μη αναγνωρισμένες αποδείξεις. Αυτός ο λογαριασμός δημιουργείται συχνά ως υποχρέωση με πιστωτικό υπόλοιπο. Όταν λαμβάνετε μια μη αναγνωρισμένη πληρωμή, χρεώνετε χρήματα και πιστώνετε τον λογαριασμό μη αναγνωρισμένων αποδείξεων. Μόλις προσδιορίσετε σε ποιον καταναλωτή αναφέρεται το ποσό, μπορείτε να αντιστρέψετε τις εγγραφές και να εισάγετε τον λογαριασμό εισπρακτέων. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πιστωτικό σημείωμα για την πίστωση των εισπρακτέων λογαριασμών και για την εκκαθάριση υποχρεώσεων.

Διαδικασία πέντε: Επικοινωνήστε με τον καταναλωτή

Εάν δεν υπάρχει απόδειξη στο τμήμα πωλήσεων, το επόμενο βήμα είναι να επικοινωνήσετε με τον πελάτη και να προσπαθήσετε να λάβετε λεπτομέρειες σχετικά με την πώληση. Μερικές φορές, ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης μπορεί να αγοράσει κάτι στο όνομά του, αλλά να πληρώσει με επιταγή από την εταιρεία, χωρίς να έχει αντίστοιχο λογαριασμό. Εάν ένας αριθμός τηλεφώνου δεν είναι επιλεγμένος, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε το Διαδίκτυο για να βρείτε στοιχεία επικοινωνίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιταγή ή αντίγραφο της επιταγής στο χέρι όταν μιλάτε στον πελάτη, ώστε να μπορείτε να δώσετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες.

Διαδικασία έξι: Νέες αποδείξεις

Εάν μετά από ένα εύλογο χρονικό διάστημα δεν μπορείτε να βρείτε τον πελάτη στο σύστημά σας, ζητήστε άδεια από τον υπεύθυνο επεξεργασίας να δημιουργήσει έναν νέο λογαριασμό εισπρακτέο στο σύστημα. Στη συνέχεια, προσθέστε μια σημείωση για την κατάσταση και συνδέστε την επιταγή με αυτόν τον νέο λογαριασμό. Ανάλογα με το ποσό της επιταγής, δεν έχει νόημα να περάσετε περισσότερο από μία ώρα προσπαθώντας να χρηματοδοτήσετε τον κατάλληλο λογαριασμό. Εάν έχετε πολλά από αυτά τα αντικείμενα, συναντήστε το προσωπικό πωλήσεων για να προσδιορίσετε τι κρύβεται πίσω από αυτό το πρόβλημα και προσπαθήστε να το διορθώσετε.