Περιεχόμενο
- Πρώτο μέρος της συνάντησης
- Δεύτερο μέρος της συνάντησης
- Τρίτο μέρος της συνάντησης και υπογραφές
- Τα πράγματα δεν πρέπει να συμπεριληφθούν
- Οι κανόνες παραγγελίας του Robert
Ο ναός είναι ένας οργανισμός με διοικητικό συμβούλιο. Τα ακριβή λεπτά συνάντησης πρέπει να τηρούνται ως νόμιμο αρχείο των εκδηλώσεών σας. Τα πρακτικά καταγράφουν τα γεγονότα της συνάντησης σε λογική μορφή και γίνονται η νομική τεκμηρίωση των υποθέσεων της εκκλησίας. Διατηρούνται από το συμβούλιο της εκκλησίας και δεν πρέπει να απελευθερώνονται στα μέλη γενικά ή στα μέσα ενημέρωσης. Σε δικαστήριο, τα πρακτικά των συνεδριάσεων θα εξεταστούν ιδιαίτερα, ενώ η μνήμη ενός γεγονότος από ένα άτομο δεν μπορεί να φέρει την ίδια αρχή.
Πρώτο μέρος της συνάντησης
Το πρώτο τμήμα των πρακτικών της εκκλησίας πρέπει να περιέχει το όνομα, την ημερομηνία, την ώρα, την τοποθεσία, τον τύπο της συνάντησης (τακτική, επείγουσα, ειδική), τα ονόματα των μελών, τα μέλη (απαρτία είναι όταν είναι παρόντα τα περισσότερα μέλη του συμβουλίου). Αυτή η ενότητα θα πρέπει επίσης να περιέχει τα αποτελέσματα όλων των ενεργειών της προηγούμενης συνεδρίασης και να εγκρίνει αυτά τα πρακτικά.
Δεύτερο μέρος της συνάντησης
Το δεύτερο τμήμα είναι το σώμα της συνάντησης. Πρέπει να συμπεριληφθεί η υποδοχή των μελών και το άνοιγμα και το κλείσιμο της προσευχής. Κάθε μεμονωμένη κίνηση πρέπει να καταγράφεται με ακρίβεια στο κείμενο, μετρώντας τις ψήφους και το αποτέλεσμα (αποδοχή ή απόρριψη). Τα ορθογραφικά ονόματα, τα χρηματικά ποσά και οι περιγραφές κάθε κίνησης είναι πολύ σημαντικά. Εάν η εκκλησία καλείται σε δικαστήριο, τα πρακτικά της συνάντησης μπορεί να είναι απαραίτητα για να αποδειχθεί ή να απορριφθεί μια πρόταση. Τα πρακτικά αντικατοπτρίζουν την πνευματική φύση της εκκλησίας και γίνονται η φωνή του. Το σώμα των πρακτικών της συνάντησης, όταν ολοκληρωθεί σωστά, περιλαμβάνει όλες τις ενέργειες της εκκλησίας από την αρχή μέχρι το τελικό ψήφισμα.
Τρίτο μέρος της συνάντησης και υπογραφές
Το τελευταίο τμήμα πρέπει να περιλαμβάνει ποιος έδειξε τη διακοπή και το χρόνο κλεισίματος. Αυτή η ενότητα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει την ημερομηνία, την ώρα και την τοποθεσία της επόμενης συνάντησης. Συνιστάται να υπογράψει ο γραμματέας τα πρακτικά. Εάν το συμβούλιο επιθυμεί, ο πρόεδρος μπορεί επίσης να τον υπογράψει, αλλά απαιτείται μόνο υπογραφή. Συνήθως, τα πρακτικά γίνονται επίσημα στην επόμενη συνεδρίαση, όταν εγκρίνονται. Μέχρι τότε, αναφέρονται ως ανεπίσημα. Τα πρακτικά θα πρέπει να φυλάσσονται σε ένα αρχείο ή φάκελο στην κεντρική ιστοσελίδα της εκκλησίας και να κατατίθενται με χρονολογική σειρά.
Τα πράγματα δεν πρέπει να συμπεριληφθούν
Δεν απαιτούνται υπερβολικά λεπτομερείς αναφορές, αλλά συνιστάται επαρκής και εμπεριστατωμένη περιγραφή της ενέργειας. Οι γνώμες, οι φράσεις και οι κρίσεις δεν πρέπει να συμπεριληφθούν. Θυμηθείτε ότι σκοπός των πρακτικών της συνάντησης είναι να καταγράψετε τις ενέργειες / προτάσεις που πρέπει να ληφθούν. Οι κινήσεις που αποσύρονται δεν χρειάζεται να συμπεριληφθούν.
Οι κανόνες παραγγελίας του Robert
Οι περισσότερες εκκλησίες ακολουθούν τους Κανόνες Παραγγελίας του Ρόμπερτ. Ο Henry Martin δημιούργησε τους κανόνες ως έναν τρόπο να κρατήσει μια ήρεμη και ομαλή συνάντηση. Από την πρώτη έκδοση του 1876, οι "Κανόνες Παραγγελίας" έχουν διατηρήσει μια επαγγελματική συμπεριφορά, παρέχοντας έναν οργανωμένο τρόπο για τη διεξαγωγή συναντήσεων. Ερωτήσεις σχετικά με το κυβερνητικό δίκαιο απαντούνται στις σελίδες του βιβλίου. Κάθε ζήτημα γίνεται πιο ολοκληρωμένο καθώς ανταποκρίνεται στις τεχνολογικές εξελίξεις και τις επιχειρηματικές πρακτικές εν γένει.
