Περιεχόμενο
Η διαχείριση ή η εργασία σε μια επιχείρηση απαιτεί επαγγελματισμό, οργάνωση και επικοινωνία. Σε κάποιο σημείο, κάθε εταιρεία πρέπει να είναι σε θέση να γράψει και να διαβιβάσει σωστά μια επιχειρηματική ή / και επαγγελματική επιστολή. Η μορφή και το περιεχόμενο του εγγράφου θα πρέπει να αντανακλά μια επαγγελματική στάση των επιχειρήσεων. Υπάρχουν περισσότεροι από ένας τρόπος για να γράψετε αυτόν τον τύπο επιστολής. Δύο από αυτές θεωρούνται αποδεκτές από τις περισσότερες εταιρείες.
Βασική δομή
Τα επιχειρησιακά γράμματα συνήθως πληκτρολογούνται και τυπώνονται σε φύλλα επιστολόχαρτων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι πληροφορίες του αποστολέα (όπως το όνομα της εταιρείας, η διεύθυνση και οι αριθμοί επικοινωνίας) βρίσκονται ήδη στο επιστολόχαρτο και δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην επιστολή. Εάν δεν χρησιμοποιείται επιστολόχαρτο, οι πληροφορίες αυτές πρέπει να περιλαμβάνονται. Η ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου εμφανίζεται ως εξής: ημέρα / μήνας / έτος.
Το όνομα του παραλήπτη εμφανίζεται μετά την ημερομηνία και αρχίζει με έναν προσωπικό τίτλο, όπως: "Mr." ή "κυρία" και το όνομα. Στη συνέχεια εμφανίζεται το χαιρετισμό που χρησιμοποιεί τον ίδιο τίτλο που χρησιμοποιείται στις πληροφορίες του παραλήπτη.
Το σώμα του κειμένου έρχεται μετά το χαιρετισμό. Είναι σημαντικό μια επιχειρησιακή επιστολή να είναι συνοπτική, πραγματική και επαγγελματική - αν και είναι επίσης σκόπιμο να διατηρηθεί ένας φιλικός τόνος.Η επιστολή τελειώνει με ένα κλείσιμο, συνήθως μια φράση, όπως: "Ειλικρινά" ή "Ευγνώμων" και η υπογραφή του αποστολέα.
Το πιο κοινό στυλ
Το πιο δημοφιλές στυλ επιχειρηματικών επιστολών είναι το μπλοκ. Για να ακολουθήσετε τους κανόνες αυτής της μορφής, όλο το κείμενο πρέπει να αιτιολογείται αριστερά. Η προεπιλογή είναι μέγεθος γραμματοσειράς 12 και συνιστάται το στυλ "Times New Roman". Το έγγραφο πρέπει να έχει απλή απόσταση μεταξύ των γραμμών, αλλά να διπλασιάζεται μεταξύ των παραγράφων ή των τμημάτων. Αυτό περιλαμβάνει το σώμα των παραγράφων, τις πληροφορίες αποστολέα και παραλήπτη και το κλείσιμο. Η χρήση της μορφής μπλοκ είναι ένα βιομηχανικό πρότυπο.
Το δεύτερο πιο κοινό στυλ
Η τροποποιημένη μορφή μπλοκ είναι ο δεύτερος πιο χρησιμοποιούμενος τύπος στον κόσμο των επιχειρήσεων. Έχει μια δομή παρόμοια με εκείνη της μορφής μπλοκ, αλλά με μερικές διαφορές. Όπως και σε μορφή μπλοκ, το τροποποιημένο έχει απλό διάστημα μεταξύ των γραμμών και διπλό μεταξύ των παραγράφων. Η γραμματοσειρά είναι "Times New Roman", μέγεθος 12. Επιπλέον, η μορφή κειμένου είναι επίσης αριστερά-δικαιολογημένη (εκτός από την ημερομηνία και το κλείσιμο, τα οποία είναι κεντροθετημένα). Ενώ αυτό το στυλ είναι αποδεκτό για επιχειρησιακά γράμματα, είναι πολύ λιγότερο κοινό από το σχήμα μπλοκ.
Στυλ μπόνους
Ο τρίτος και τελευταίος κοινός τύπος επιχειρησιακών γραμμάτων είναι η μορφή ημι-μπλοκ. Γενικά δεν είναι αποδεκτή μορφή για επιχειρηματικές επιστολές, αλλά χρησιμοποιείται σε μερικές σπάνιες περιπτώσεις. Αυτό το στυλ είναι πολύ παρόμοιο με το μπλοκ, η μόνη διαφορά είναι στην αρχή του σώματος των παραγράφων. Αντί όλες οι γραμμές που δικαιολογούνται προς τα αριστερά, η πρώτη γραμμή κάθε παραγράφου είναι χαραγμένη. Αυτό είναι ένα πολύ κοινό στυλ για δοκίμια, αλλά δεν χρησιμοποιείται ευρέως στην επιστολή επιχειρηματικών επιστολών. Η γραμματοσειρά "Times New Roman", μέγεθος 12, είναι πολύ κοινή σε αυτό το στυλ κειμένου, αν και μπορεί να αντικατασταθεί από τη γραμματοσειρά "Arial".
