Περιεχόμενο
Η παραδοσιακή αρχειοθέτηση χαρτιού έχει αντικατασταθεί ή υποβοηθηθεί σε μεγάλο βαθμό με την αποθήκευση αρχείων σε βάσεις δεδομένων σε έναν υπολογιστή. Υπάρχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα στην παραδοσιακή αρχειοθέτηση. Αν και τα αρχεία χαρτιού είναι στα χέρια σας και είναι εύκολα προσβάσιμα, καταλαμβάνουν επίσης πολύ χώρο και σπατάλη χαρτιού. Ο προσδιορισμός εάν ένα παραδοσιακό σύστημα αρχειοθέτησης είναι κατάλληλο για εσάς θα εξαρτηθεί από την επιχείρησή σας. Οι δικηγορικές εταιρείες και οι εταιρείες που έχουν ιατρικά αρχεία μπορεί να έχουν αρχεία που αλλάζουν και αναπτύσσονται γρήγορα, έτσι η παραδοσιακή αρχειοθέτηση χαρτιού είναι ο μόνος αποτελεσματικός τρόπος να συμβαδίζει με τις καθημερινές εξελίξεις.
Εύκολη πρόσβαση
Η παραδοσιακή οργάνωση αρχείων είναι εύκολη στην πρόσβαση. Τα αρχεία βρίσκονται σε κεντρική τοποθεσία. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τίποτα, μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο για να διαβάσετε κάθε αρχείο έως ότου βρείτε ακριβώς αυτό που ψάχνετε. Η δυνατότητα προβολής, αφής και ανάγνωσης των αρχείων σας μπορεί πάντα να σας βοηθήσει να σκεφτείτε πώς να καινοτομήσετε πτυχές της επιχείρησής σας.
Ευνόητος
Τα παραδοσιακά συστήματα αρχειοθέτησης είναι συνήθως εύκολα κατανοητά. Τα αρχεία μπορούν να οργανωθούν με διάφορους τρόπους, όπως αλφαβητικά, ανά θέμα ή ικανότητα, αριθμητικά, κατά ημερομηνία, τόπο ή σειρά σπουδαιότητας. Ακόμα κι αν δεν καταλαβαίνετε αρχικά το σύστημα αρχειοθέτησης που θα χρησιμοποιηθεί, μπορείτε να το μάθετε αναζητώντας τα αρχεία και δίνοντας προσοχή στον καθορισμό των παραγόντων.
Απαρχαιωμένος
Από την άλλη πλευρά, η παραδοσιακή αρχειοθέτηση αρχείων έχει αντικατασταθεί σε πολλούς οργανισμούς από έναν υπολογιστή. Περισσότερες εταιρείες σαρώνουν και κατεβάζουν τα αρχεία τους σε υπολογιστές γραφείου. Με αυτήν τη μέθοδο, οι εργαζόμενοι θα μπορούν να βρίσκουν τα αρχεία και να τα ανεβάζουν αμέσως με το λογισμικό βάσης δεδομένων αναζήτησης, εξοικονομώντας χρόνο και αυξάνοντας την παραγωγικότητα.
Δύσκολη προστασία
Η παραδοσιακή αρχειοθέτηση αρχείων δεν διαθέτει επαρκή προστασία. Πυρκαγιές ή άλλες φυσικές καταστροφές μπορούν να καταστρέψουν αρχεία, τα οποία μπορεί να οδηγήσουν σε απώλεια επιχειρήσεων. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των παραδοσιακών αρχείων απαιτεί χρόνο και ώρες αντιγραφής, επισήμανσης και εκ νέου αρχειοθέτησης.
Έλλειψη χώρου και αποτελεσματικότητας
Η παραδοσιακή οργάνωση αρχείων μπορεί να ξεφύγει. Ο αριθμός των αρχείων που θέλετε να οργανώσετε αυξάνεται με την επιχείρησή σας. μπορεί να γίνει πονοκέφαλος όταν πρόκειται να βρει χώρο για όλα τα χαρτιά. Η αρχειοθέτηση αντικειμένων αποτελεσματικά μπορεί επίσης να γίνει πρόκληση.
