Περιεχόμενο
Οι επιτυχημένοι υπάλληλοι ρεσεψιονίστ είναι σε θέση να χειριστούν πολλές αποστολές δίνοντας μια θετική πρώτη εντύπωση στους επισκέπτες, τους επισκέπτες και τους πιθανούς υπαλλήλους της εταιρείας. Είτε σε μια μικρή επιχείρηση είτε σε μια πολυεθνική εταιρεία, οι κατάλληλες οργανωτικές δεξιότητες μπορούν να είναι το κλειδί για τη διατήρηση της καλής υποδοχής. Οι καλές ιδέες οργανισμού απλοποιούν τα καθήκοντα ρουτίνας και βελτιώνουν τη φιλοξενία.
Οδηγός γρήγορης αναφοράς
Δημιουργήστε γρήγορους οδηγούς αναφοράς για πληροφορίες ρουτίνας, όπως συχνά χρησιμοποιούμενα τηλέφωνα, αριθμούς γραφείων και επεκτάσεις. Ξεχωρίστε αυτούς τους οδηγούς σε ελασματοποιημένους φακέλους για εύκολο χειρισμό και γρήγορη αναφορά. Κρατήστε τα σε οργανωμένα αρχεία ενώ δεν χρησιμοποιείτε. Σκεφθείτε να κρατήσετε επιπλέον αντίγραφα για να σας παράσχουμε αν το ζητήσετε Οι οδηγοί θα σας κάνουν πιο αποτελεσματικούς και θα συμβάλλετε στην επιτάχυνση καθημερινών εργασιών όπως η μεταφορά κλήσεων.
Βασικές δεσμεύσεις
Κάντε μια λίστα προγραμματισμένων επισκέψεων για την ημέρα, οργανωμένη σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα. Βάλτε το όνομα του ατόμου και τον οποίο γνωστοποιείτε σχετικά με την άφιξη. Αυτό θα σας επιτρέψει να προσαρμόσετε τις φράσεις καλωσορίσματος στους επισκέπτες. Για παράδειγμα, όταν έρχεται ένας φιλοξενούμενος, μπορείτε να πείτε: "Καλώς ήλθατε κ. Σμιθ, κυρία Σούζα προσβλέπει στη συνάντηση". Αυτός ο τύπος υποδοχής κάνει τον επισκέπτη πιο ευπρόσδεκτη και μπορεί να βοηθήσει στη βελτίωση των αποτελεσμάτων της συνάντησης. Η προσωπική υποδοχή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για συνεντεύξεις εργασίας. Εάν ένας δυνητικός υπάλληλος αισθάνεται ευπρόσδεκτος, αυτός ή αυτή θα είναι πιο χαλαροί για τη συνέντευξή σας, έχοντας μια ευνοϊκότερη ευκαιρία να εργαστεί για την εταιρεία.
Προγραμματισμός για διαστήματα
Βεβαιωθείτε ότι έχετε υποστήριξη για να την καλύψετε κατά διαστήματα ή σε ημέρες όταν είστε άρρωστοι. Δημιουργήστε σημειώσεις που καλύπτουν τα βασικά καθήκοντα και τις λειτουργίες που μπορούν να μεταβιβαστούν σε οποιονδήποτε σας αντικαθιστά. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα περιστροφής για προσωρινές αντικαταστάσεις μεταξύ διαφόρων τμημάτων της εταιρείας σας. Αυτό θα σας δώσει περισσότερη επαφή με τα διάφορα μέρη της εταιρείας, που θα σας διευκολύνουν να αντιμετωπίσετε τα ζητήματα στο μέλλον.
Scrapbooking
Δημιουργήστε ένα μήνυμα για την εταιρεία, επισημαίνοντας τα θετικά νέα και τις δραστηριότητες της εταιρείας. Ενημερώστε τα όταν έχετε ελεύθερο χρόνο, τοποθετήστε τα στην περιοχή αναμονής ώστε να μπορούν να δουν οι επισκέπτες. Αυτό θα είναι ένας εποικοδομητικός τρόπος για τους επισκέπτες να περάσουν το χρόνο ενώ περιμένουν τα ραντεβού τους, καθώς και να τους βοηθήσει να εξοικειωθούν με την εταιρεία. Διατηρώντας τους καλεσμένους σας απασχολημένους, μπορείτε να εστιάσετε την προσοχή σας σε άλλες εργασίες και τηλεφωνικές κλήσεις, πράγμα που αυξάνει την αποτελεσματικότητά σας.
Αναψυκτικά
Κρατήστε αναψυκτικά στα χέρια σας. Εγκαταστήστε ένα μικρό ψυγείο για να κρατήσετε κρύα ποτά κάτω από το γραφείο σας ή στην περιοχή αναμονής. Έχετε μια μεμονωμένη καφετέρια κοντά καθώς και ζάχαρη και γλυκαντική ουσία. Τοποθετήστε μια πιατέλα που σερβίρει ψημένα προϊόντα στον πάγκο υποδοχής ή ένα μπολ με καραμέλα. Έχοντας αναψυκτικά σε κοντινή απόσταση, θα είστε σε θέση να καλωσορίσετε τους επισκέπτες της εταιρείας χωρίς να αποχωρήσετε από τη ρεσεψιόν.
