Περιεχόμενο

• Αποφάσεις
• Στοιχεία δράσης
• Νομικές απαιτήσεις
• Ορισμός γραμματέα
• Στυλ

Οι συναντήσεις με καλά τεκμηριωμένα πρακτικά είναι πιο αποτελεσματικές και αποτελεσματικές από ό, τι χωρίς ένα τέτοιο ρεκόρ. Αναφέρονται αποφάσεις και τα στοιχεία δράσης και ποιος είναι υπεύθυνος για αυτά παρακολουθούνται. Τα ουσιαστικά στοιχεία της συζήτησης περιγράφονται έτσι ώστε οι άνθρωποι που δεν συμμετείχαν στη συνάντηση να μπορούν εύκολα να ανακαλύψουν τι συνέβη χωρίς να χάνουμε χρόνο σε νέες συναντήσεις. Με τη δημιουργία λεπτών, θα προσθέσετε καλά πράγματα στη φήμη σας για σπουδαίες συναντήσεις.

Η πραγματοποίηση πρακτικών συνεδριάσεων τους καθιστά αποτελεσματικότερους (Στυλό μελάνης και εικόνα διοργανωτή από τον Kehrmann από την Fotolia.com)

Αποφάσεις

Κάθε άτομο σε μια συνάντηση θα έχει την άποψή του για το τι συνέβη και τι αποφασίστηκε. Κατά την καταγραφή αυτών των αποφάσεων και τη δημοσίευσή τους ως μέρος των πρακτικών, υπάρχει μια επίσημη εκδοχή της απόφασης εάν υπάρχουν διαφωνίες στο μέλλον.

Η σύνταξη πρακτικών μπορεί επίσης να οδηγήσει σε μεγαλύτερη σαφήνεια σε όσα αποφασίστηκαν. Για να βεβαιωθείτε ότι οι σημειώσεις είναι ακριβείς όταν η συζήτηση είναι ασαφής, ο γραμματέας μπορεί να θέτει ερωτήματα όπως "Έτσι ο καθένας συμφωνεί ότι η εκτόξευση του προϊόντος θα συμβεί τον Ιούλιο ή τον Αύγουστο;" Αυτό κάνει όλους τους συμμετέχοντες να αφήσουν τη συνάντηση με την ίδια κατανόηση.

Στοιχεία δράσης

Ένα αρχείο συμφωνημένων στοιχείων δράσης σε μια συνάντηση είναι ιδιαίτερα χρήσιμο με ομάδες που συναντώνται τακτικά. Η ανασκόπηση των στοιχείων από προηγούμενες συναντήσεις καθιστά εύκολο το να γνωρίζουμε τι χρειάζεται ακόμα να γίνει. Αυτό δίνει στα μέλη της ομάδας κίνητρο να εκτελούν τα καθήκοντά τους πριν από τη συνάντηση.

Νομικές απαιτήσεις

Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως για συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου, πρακτικά μπορεί να είναι απαίτηση του καταστατικού της ομάδας. Μπορούν να θεωρηθούν νομικά έγγραφα για σκοπούς όπως οι φόροι και οι έλεγχοι. Αυτές οι εταιρείες έχουν συνήθως γραμματέα ο οποίος είναι υπεύθυνος για τα πρακτικά σε όλες τις συνεδριάσεις.

Ορισμός γραμματέα

Δεδομένου ότι τα ακριβή πρακτικά είναι σημαντικά, κάθε συνεδρίαση πρέπει να έχει έναν ορισμένο γραμματέα. Η πραγματοποίηση πλήρων σημειώσεων και η ενεργός συμμετοχή στη συνάντηση μπορεί να είναι δύσκολη, επομένως είναι συχνά καλύτερο να επιλέξει ο συντονιστής της συνάντησης άλλο άτομο να καταγράψει τα γεγονότα. Αυτός ο υπάλληλος πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις αποφάσεις, τα θέματα δράσης και τη συζήτηση της συνάντησης με σαφή και συνοπτικό τρόπο. Πολύ μεγάλα κείμενα μπορεί να μην διαβαστούν.

Στυλ

Υπάρχουν διαφορετικά στυλ για τη σύνταξη λεπτών συνάντησης. Για τις συνεδριάσεις των συμβουλίων, όπου αυτοί οι ρόλοι είναι νόμιμα και επίσημα έγγραφα, οι νόμοι ενδέχεται να υπαγορεύουν το είδος των πληροφοριών που θα αναφέρονται στα κείμενα. Ορισμένοι τύποι πρακτικών δεν καταγράφουν τη συζήτηση που οδήγησε στην τελική απόφαση για ένα συγκεκριμένο ζήτημα.

Ωστόσο, στις επιχειρηματικές συναντήσεις ή στις ομάδες έργων, είναι συνήθως πιο αποτελεσματικό να καταγράφονται τα βασικά σημεία της συζήτησης. Έχοντας ένα αρχείο αυτών των σημείων είναι χρήσιμο για ανθρώπους που δεν θα μπορούσαν να είναι παρόντες ή που επιθυμούν να θυμηθούν αυτό που συζητήθηκε νωρίτερα, ώστε να μη χάνεται χρόνος στην επόμενη συνάντηση.