Περιεχόμενο
Οι επίσημες επιστολές ακολουθούν έναν βασικό τύπο, αρχίζοντας με τη διεύθυνσή σας, την ημερομηνία που γράφτηκε η επιστολή, το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη, ένα χαιρετισμό ή ένα χαιρετισμό, το κείμενο της επιστολής, ένα κλείσιμο και η υπογραφή σας. Μερικές φορές είναι απαραίτητο να αφήσετε το μοτίβο όταν, για παράδειγμα, η επιστολή προορίζεται για δύο άτομα με διαφορετικές διευθύνσεις ή για μία εταιρεία με δύο διευθύνσεις. Επομένως, συμπεριλάβετε και τα δύο στην επιστολή για να αποφύγετε την αμηχανία.
Οδηγίες
-
Εισαγάγετε τη διεύθυνσή σας, παραλείψτε μια γραμμή και τοποθετήστε την ημερομηνία με το γράψιμο του μηνύματος στο αριστερό περιθώριο, ακριβώς όπως σε οποιοδήποτε επίσημο γράμμα. Η ευθυγράμμιση κάθε γραμμής με το αριστερό περιθώριο είναι γνωστή ως "μορφή μπλοκ", που κάνει την επιστολή να είναι επίσημη και οργανωμένη. Αποφύγετε τις μορφές ημι-μπλοκ που τοποθετούν τη διεύθυνση, την ημερομηνία και την υπογραφή στο κέντρο ή το δεξί άκρο της επιστολής, καθώς αυτό θα κάνει την επιστολή να μπερδεύει ή να προκαλεί σύγχυση.
-
Περάστε μια γραμμή και πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου ή της εταιρείας. Καταχωρίστε τις διευθύνσεις με αλφαβητική σειρά σε σχέση με τα επώνυμα ή τα ονόματα εταιρειών. Γράψτε τη διεύθυνση του πρώτου παραλήπτη.
-
Αφήστε μια άλλη κενή γραμμή πριν εισαγάγετε το όνομα και τη διεύθυνση του δεύτερου παραλήπτη χρησιμοποιώντας μια προεπιλεγμένη μορφή διεύθυνσης.
-
Συνεχίστε να γράφετε την επιστολή όπως θα κάνατε σε οποιαδήποτε επίσημη επιστολή. Περάστε μια γραμμή πριν από το χαιρετισμό και παραλείψτε μια άλλη γραμμή πριν από το σώμα του μηνύματος και πριν κλείσετε. Αφήστε τρεις γραμμές πριν τοποθετήσετε το όνομά σας, ώστε να έχετε χώρο για να την υπογράψετε. Καταχωρίστε τον τίτλο ή το όνομα της εταιρείας σας, αν υπάρχει.
Πώς
- Οι επίσημες επιστολές, ειδικά οι επιστολές επιχειρήσεων, πρέπει να είναι κομψές, σύντομες και αντικειμενικές.
