Περιεχόμενο
Οι ρεσεψιονίστ είναι συνήθως τα πρώτα άτομα που βλέπετε όταν μπαίνετε σε ένα γραφείο, γεγονός που τους καθιστά σημαντική εκπροσώπηση των εταιρειών για τις οποίες εργάζονται και των άλλων επαγγελματιών του γραφείου. Η τήρηση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας είναι ένα σημαντικό μέρος της δουλειάς ενός ρεσεψιονίστ, αλλά οι πολλές αλλαγές και απόψεις που συνιστούν καλές συμπεριφορές καθιστούν δύσκολο για έναν ρεσεψιονίστ ή έναν επόπτη να καθορίσει την κατάλληλη συμπεριφορά.
Σημασία
Η σημασία ενός ρεσεψιονίστ ως ατόμου που δίνει μια πρώτη εντύπωση στον καλούντα και τους επισκέπτες είναι δύσκολο να υπερεκτιμηθεί. Ένας ρεσεψιονίστ με κακούς τρόπους δίνει αρνητικό τόνο πριν από μια συνάντηση και δεν εμπνέει εμπιστοσύνη σε πιθανούς πελάτες. Από την άλλη πλευρά, ένας ρεσεψιονίστ που παρατηρεί την εθιμοτυπία ενός επιχειρηματικού περιβάλλοντος δίνει μια ισχυρή αίσθηση επαγγελματισμού και αποτελεσματικότητας. Αυτό όχι μόνο βελτιώνει την εικόνα της εταιρείας στους ξένους, αλλά βοηθά επίσης τους άλλους υπαλλήλους να αισθάνονται ότι το γραφείο τους είναι επαγγελματικός χώρος εργασίας.
Τύποι
Οι ρεσεψιονίστ εκπροσωπούν τους εργοδότες τους με διάφορους τρόπους. Η απάντηση σε τηλεφωνικές κλήσεις και ο χαιρετισμός των επισκεπτών είναι δύο από τις πιο συνηθισμένες εργασίες για τους ρεσεψιονίστ και και οι δύο απαιτούν κατάλληλη εθιμοτυπία. Η πολιτική της εταιρείας ενδέχεται να απαιτεί από τους ρεσεψιονίστ να χρησιμοποιούν ένα προκαθορισμένο σενάριο στο τηλέφωνο κατά τη λήψη κλήσεων και κατά την επικοινωνία με διαφορετικούς τύπους πελατών. Σε άλλες περιπτώσεις, οι ρεσεψιονίστ επιτρέπεται να χρησιμοποιούν τη δική τους διακριτική ευχέρεια για τον χειρισμό κάθε αλληλεπίδρασης πελάτη διαφορετικά, αλλά με το κατάλληλο επίπεδο τυπικότητας και επαγγελματισμού. Τα άτομα που εργάζονται στο γραφείο μερικές φορές μεταβιβάζουν πρόσθετους κανόνες σε έναν ρεσεψιονίστ, όπως πότε και πώς ένας ρεσεψιονίστ μπορεί να επικοινωνήσει μαζί τους.
Εκπαίδευση
Ενώ σε ορισμένα γραφεία οι ρεσεψιονίστ υποχρεούνται να κατέχουν δίπλωμα γυμνασίου ή κολεγίου, μεγάλο μέρος της εκπαίδευσης δεοντολογίας της ρεσεψιονίστ πραγματοποιείται στη δουλειά. Οι ρεσεψιονίστ μπορούν να αρχίσουν να εργάζονται σε ένα γραφείο σε μια θέση που δεν απαιτεί αλληλεπίδραση, είτε ως εργασία εισαγωγής δεδομένων είτε ως βοηθός γραφείου. Η προσοχή στις πολιτικές της εταιρείας και ο τρόπος με τον οποίο συμπεριφέρονται οι ρεσεψιονίστ μπορούν να επιλέξουν τους νέους υπαλλήλους για μια θέση ρεσεψιονίστ για πρώτη φορά, η οποία θα δημιουργήσει εμπειρία που μπορεί να είναι χρήσιμη κατά την αναζήτηση άλλων θέσεων εργασίας.
Σκέψεις
Κάθε βιομηχανία και γραφείο έχει τους δικούς του κανόνες για την εθιμοτυπία του ρεσεψιονίστ. Ορισμένα γραφεία απαιτούν επίσημο τρόπο φόρεμα και ομιλία Άλλοι επιβάλλουν μια πιο απλή μορφή εθιμοτυπίας για να κάνουν τους πελάτες να αισθάνονται χαλαροί και ευπρόσδεκτοι. Η επικοινωνία μεταξύ ενός νέου ρεσεψιονίστ και των εποπτών της είναι απαραίτητη για να ενημερώσουμε όλους για το τι αναμένεται. Ως ρεσεψιονίστ, εάν δεν είστε σίγουροι για την εθιμοτυπία για μια συγκεκριμένη κατάσταση, ζητήστε ευγενικά συγνώμη και ρωτήστε έναν ανώτερο επόπτη ή ρεσεψιονίστ πώς θα πρέπει να απαντήσετε.
Συμβουλές
Παρόλο που κάθε γραφείο είναι διαφορετικό, οι ρεσεψιονίστ μπορούν να επωφεληθούν από μερικές από τις ίδιες συμβουλές. Το να είσαι άτομο πολλαπλών εργασιών είναι απαραίτητο για καλή απόδοση, αλλά όταν κάποιος μπαίνει στο γραφείο, είναι σημαντικό να του δώσεις την πλήρη προσοχή σου. Αυτό σημαίνει αναστολή κλήσεων ή γρήγορη ολοκλήρωση, κατάργηση χαρτιών και άμεση επαφή με τα μάτια. Ο χώρος εργασίας ενός ρεσεψιονίστ πρέπει να είναι χωρίς ακαταστασία για να εμφανίζεται πιο επαγγελματικός και επίσης να διευκολύνει την ολοκλήρωση απλών εργασιών όπως η εύρεση πληροφοριών και η προσφορά σε κάποιον στυλό για να συμπληρώσει μια φόρμα. Τέλος, όταν παίρνει κάποιον σε ένα γραφείο, ο ρεσεψιονίστ πρέπει πάντα να έχει το προβάδισμα για να διαβεβαιώσει τον επισκέπτη ότι επιτρέπεται η παρουσία του και να τον σώσει από την αμηχανία του να μην γνωρίζει πού να πάει.
