Περιεχόμενο

• Σχεδιασμός εκδηλώσεων
• Προτάσεις και άλλα μέσα επικοινωνίας
• Οικονομική έκθεση
• Αναζήτηση στο διαδίκτυο
• Διαχείριση δεδομένων

Ο ρόλος του διοικητικού βοηθού εξελίχθηκε από την απλή απάντηση στα τηλέφωνα, την αρχειοθέτηση των εγγράφων και τον προγραμματισμό των ταξιδιών ώστε να περιληφθούν πιο σύνθετες ευθύνες όπως η δημιουργία παρουσιάσεων πελατών και η χρηματοοικονομική ανάλυση. Η επιτυχία εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ικανότητα να είναι καλά οργανωμένη, να δίνεται προσοχή στη λεπτομέρεια, να είναι ενεργή και να διαθέτει καλές δεξιότητες επικοινωνίας.

Τυπικό περιβάλλον εργασίας ενός διοικητικού βοηθού (Thomas Northcut / ψηφιακό όραμα / Getty Images)

Σχεδιασμός εκδηλώσεων

Οι διοικητικοί βοηθοί διαχειρίζονται καθημερινές δραστηριότητες, συνήθως πολλών ατόμων στην εταιρεία σας. Τα καθήκοντα που σχετίζονται με το συντονισμό των συνεδριάσεων της εταιρείας περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό και την οργάνωση αίθουσας συνεδριάσεων, την κράτηση κατάλληλου εξοπλισμού, τη δημιουργία τηλεδιάσκεψης, την αποστολή υπενθυμίσεων και την οργάνωση μπουφέ.

Προτάσεις και άλλα μέσα επικοινωνίας

Οι διοικητικοί βοηθοί προετοιμάζουν μια ποικιλία εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των προτάσεων πελατών, και τη δημιουργία επιστολών και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιώντας προγράμματα όπως το Microsoft PowerPoint, το Visio, το Word και το Excel. Επιπλέον, οι διοικητικοί βοηθοί αναθεωρούν τα έγγραφα πριν από τη διανομή τους.

Οικονομική έκθεση

Πολλοί διοικητικοί βοηθοί καταρτίζουν οικονομικές εκθέσεις ανάλογα με τις ανάγκες. Παρακολουθούν και υποβάλλουν αναφορές χρονοδιαγραμμάτων και εξόδων και εκτελούν δραστηριότητες σχετικές με το έργο.

Αναζήτηση στο διαδίκτυο

Ένας βοηθός διοίκησης χρησιμοποιεί συχνά το Διαδίκτυο για να συλλέξει πληροφορίες για να λάβει πιο ενημερωμένες αποφάσεις, να υποστηρίξει πρωτοβουλίες και να βρει λύσεις.

Διαχείριση δεδομένων

Οι διοικητικοί βοηθοί αναμένεται να δημιουργήσουν νέους λογαριασμούς και επίσης να εκτελέσουν χρηματοοικονομικές εισπράξεις, ελέγχοντας συχνά τον λογιστικό χειρισμό των πελατών.